【初心者向け】はじめてのGoogleスプレッドシート　その使い方教えます

こんなお悩みを解決するために…

　これからGoogleスプレッドシートを使ってみようと思っている人に向けて、どうやったら使えるのか？Excelとは何か違うのかをご説明します。

　表計算やグラフを作成したり、統計をとったりするソフトといえば、マイクロソフト社のExcelが有名です。
　これと同様の機能を持ち、ビジネスでも利用されるようになってきたのがGoogleスプレッドシートです。
　Google社が無償で提供しており、Googleのアカウントさえあれば、誰でも利用できます。このGoogleアカウントは無償で作成することができます。

　Excelとスプレッドシートは、どちらも基本的な使い方はよく似ています。
　それぞれ独自の機能も備わっていますので、どちらを活用するのか、またはケースバイケースでどう使うかを選んでいきましょう。

さっそくGoogleスプレッドシートを使ってみましょう

最初にGoogleアカウントを作成しましょう

　先にも述べたように、スプレッドシートを利用するためには、Googleアカウントを作成する必要があります。このアカウントを作成するのは無償です。

　①　Googleアカウントページにアクセス

　②　Googleアカウントを作成をクリック

　③　氏名・ユーザー名・パスワード、その他ページで案内される項目を入力
　④　アカウント作成完了

ログインしましょう

　①　ログインをクリック
　②　メールアドレスとパスワードを入力
　③　ホーム画面が表示

　④　Googleドライブを開く
　⑤　ログインするとGoogleドライブが開いている場合もあります。

　⑥　または、Chromeの右上に９つの四角い点がありますので、それをクリックしてからドライブを選択します。

Googleスプレッドシートを作成しましょう

　①　Googleドライブの左上の「＋　新規」をクリック
　②　Googleスプレッドシートをクリック
　　　※空白のスプレッドシートもしくは、テンプレートから選べます。

Excelとは何が違うの？

無償で利用できる

　Officeは永続ライセンスと月間もしくは年間契約とがあります。
　Office Onlineという無償版もありますが、いくつかの制限があります。
　その点、スプレッドシートは最新版を無償で利用できます。

自動的に保存される

　Excelの場合、編集後には必ず保存しないと編集した内容は保持されません。
　スプレッドシートの場合には、自動的に保存してくれます。
　変更履歴が表示できるため、戻したい時点の内容に戻すことができます。

複数の人が同時に編集できる

　Excelの場合、１人が編集しているときにはロックがかかり、他の人は参照のみとなります。
　スプレッドシートの場合、複数の人が同時に編集することができます。

共有できる範囲が指定できる

　「共有しない」・「共有できる人を個別指定」・「すべての人に共有」と選ぶことができます。
　共有した人に対して、閲覧のみ可能・編集も可能という制限も選ぶことができます。
　なので、会議のときには全員が見ながらも、キーパーソンだけが編集できるといった柔軟な制御も可能です。

他のスプレッドシートを参照できる

　Excelでも別のExcelファイルの参照ができますが、対象のExcelファイルを常に同じフォルダ内に置いておく必要がありますし、他の人が利用する場合にも同様にしないとリンク切れとなり見られなくなります。
　スプレッドシートの場合、Googleドライブ上（クラウド）に保存されているため、保存するフォルダが変更になったとしてもファイルのURLは変わりませんので、常に参照することができます。また他の人が利用する場合も影響ありません。

スマホやタブレットでも、違うPCでも操作できる

　Googleスプレッドシートのアプリをスマホにインストールすることで、PCで作成したスプレッドシートを参照・編集することができます。
　また別のPCからでも、利用しているGoogleアカウントでログインすることでGoogleドライブ上に保存してあるスプレッドシートを参照・編集ができます。

インターネットに接続していないと利用できない？

　Excelは保存先が利用しているPCとなっていますので、インターネットに接続されていなくても利用できます。
　スプレッドシートは保存先がGoogleドライブ上になっていますので、インターネットに接続されていないと利用することができません。

　しかし、Chromeの拡張機能に「Google オフライン ドキュメント」というアドオンをインストールして、「オフラインで使用可」に設定することで、オフラインでも利用できます。インターネットに再接続された時点で、Googleドライブ上に変更内容を反映します。

拡張機能を利用して、Googleアナリティクスなどのレポートが作成できる

　Chromeの拡張機能にはいろんな機能があります。
　それらを必要に応じてインストールすることで、簡単な画面操作をすればスプレッドシートにレポートを作成することができます。

　・Googleアナリティクスアドオン
　・Googleサーチコンソールアドオン

利用制限がそれぞれ異なる

　Excelは、最大 1,048,576 行・最大 16,384 列・最大 シート数は使用PCのメモリに依存
　スプレッドシートは、最大 256 列・最大 200,000 セル・最大 100 シート・行数制限なし
　どちらも利用制限に達すると、エラーメッセージが表示されます。

　・Excelの仕様と制限
　・Googleサービスの割り当て

マクロのベース言語が異なる

　Excelは、Visual Basicがベースとなっています。
　スプレッドシートは、JavaScriptがベースとなっています。（画面はHTMLがベース）

マクロの実行時間に制限がある

　Excelはマクロの実行時間に制限はありません。
　スプレッドシートはGoogle Apps Sciptの実行時間制限が6分となっています。
　※有償の場合には30分が実行時間制限となります。
　実行時間制限を超過すると、マクロは強制終了となります。
　そのため、実行時間を短縮させるための工夫が必要となります。

さいごに

　Google社が提供しているブラウザ「Chrome」を使うことで、手軽にGoogleドライブにアクセスすることができます。そして、手軽にスプレッドシートで作成したり、編集や他のスプレッドシートと連携したりと大変便利です。
　インターネットエクスプローラーやマイクロソフトEdgeやSafari、FireFoxといったブラウザでも、Googleアカウントにてログインさえすれば利用することができます。

使える容量は無制限なの？

Excelとの互換性はあるの？

　スプレッドシートで作成したものをExcelに置き換えて保存することもできますし、逆にExcelで作成したものをスプレッドシートに置き換えることもできます。すべての機能が支障なく使えるわけではありませんので、場合によって調整が必要となります。
　また、マクロ部分はどちらの場合でも無視されますので、置き換え後は作成し直す必要があります。

　スプレッドシートは、ほぼExcelと同等な機能が備わっていることや、GoogleドキュメントやGmailとの連携も可能となっているので、非常に便利なアプリケーションです。
　また、Googleとの連携強化やWeb寄りの作りとなっていますので、扱いやすくなっています。

いま、スプレッドシートが注目されている

　このようにGoogle スプレッドシートへの注目は、増えてきています。
　Excelに比べたらまだまだ浸透は低いのですが、無償で大変便利ですので、この機会にGoogleスプレッドシートを利用してみてください。

　Excelだけでいいから、なんて思わずに、両方うまく使い分けていきましょう。

　きっとあなたのお役に立ちます。